資源地質に関する学問、及び技術の進歩と発展に貢献することを目的に設立された学会です。

第１章　総則

第１条（目的）

　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、資源地質学会（以下、本会という）において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

第２条（適用範囲）

　この規程は、本会の全ての役員及び事務局員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。）に対して適用する。

第３条（管理責任者）

　この規程の管理責任者は、本会事務局とする。

第２章　電子取引データの取扱い

第４条（電子取引の範囲）

　本会における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。

1. ＥＤＩ取引
2. 電子メールを利用した請求書等の授受
3. インターネットを介した請求書等の授受請求書等の授受

第５条（取引データの保存）

　取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第６条に定めるデータについては、保存サーバあるいは外付けハードディスクなどに10年間保存する。

第６条（対象となるデータ）

　保存する取引関係情報は以下のとおりとする。

1. 見積依頼情報
2. 見積回答情報
3. 確定注文情報
4. 注文請け情報
5. 納品情報
6. 支払情報

第７条（運用体制）

　保存する取引関係情報の管理責任者は本会事務局とする。

第８条（訂正削除の原則禁止）

　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

第９条（訂正削除を行う場合）

1. 　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合、申請者（当該担当者）は「取引情報訂正・削除申請書」に以下内容を記載の上、管理責任者へ申請すること。
   1. 申請日
   2. 申請者名（当該担当者）
   3. 取引伝票番号
   4. 取引件名
   5. 取引先名
   6. 訂正・削除日付
   7. 訂正・削除内容
   8. 訂正・削除理由
   9. 承認者名（管理責任者）
   10. 承認日
2. 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
3. 管理責任者は、前項において承認した場合は、申請者（当該担当者）に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
4. 申請者（当該担当者）は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付す。
5. 「取引情報訂正・削除申請書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。

附則

第10条（施行）

　本規程は、2022年1月1日から施行する。

第11条（改廃）

　本規程の改廃は本会評議員会の審議を経て行う。